Das im gewerblichen Bereich etablierte Controlling gewinnt auch in der Landwirtschaft immer mehr an Bedeutung. Vor dem Hintergrund immer größer und komplexer werdender Betriebsstrukturen sowie steigender Volatilität auf den Agrarmärkten wächst auch das Risiko bei Entscheidungen im Management landwirtschaftlicher Unternehmen. Erfahrung und Bauchgefühl allein sind dann häufig nicht ausreichend. Was der Betriebsleiter zur Unterstützung bei seiner Entscheidung benötigt, sind belastbare Zahlen, die den Betrieb abbilden, und dies nach Möglichkeit so genau und zeitgemäß wie möglich. Diese Zahlen liefert das Controlling.
Doch was ist nun genau unter dem Ausdruck „Controlling“ zu verstehen? Es gibt aufgrund vieler unterschiedlicher Auffassungen keine einheitliche Definition. Völlig klar ist jedoch, dass Controlling in seiner Funktion den Landwirt bei der Entscheidungsfindung unterstützt, indem es Transparenz schafft. Dadurch ergibt sich eine gewisse Rationalitätssicherung, die bezweckt, dass der Betriebsleiter im wirtschaftlich optimalen Sinn handelt. Auf einem landwirtschaftlichen Betrieb ist Controlling in der Produktion und in der Betriebswirtschaft wiederzufinden. Die Umsetzung von Controlling umfasst dabei nicht nur das Kontrollieren. Es ist vielmehr als ein ganzheitliches Konzept zu verstehen, welches sich aus den Aufgaben Planen, Kontrollieren, Steuern und Informationsversorgung zusammensetzt und nur funktionieren kann, wenn alle vier Aufgaben ausgeführt werden. So nützt die beste Planung nichts, wenn keine Kontrollen erfolgt und die Durchführung von Kontrollen ist sinnlos, wenn vorher kein Ziel formuliert wurde. Um Ausreißer frühzeitig zu erkennen, sollte Planen und Kontrollieren daher in festen Abständen erfolgen, um Gegenmaßnahmen noch rechtzeitig einleiten zu können. So kann der Grundsatz „Besser agieren als reagieren“ erfüllt werden.
Fokus auf Liquidität
Auch Dritte fordern eine regelmäßige Auskunft zu den Zahlen des Betriebs. Die Anforderung der Banken an das Controlling reichen von einem Vorjahres- und Mehrjahresvergleich über Soll-Ist-Abgleiche bis hin zur Auswertung der Naturalergebnisse sowie der Entnahmen und Einlagen. Die Bank legt besonderen Fokus auf die Liquidität, die mit einem Liquiditätsplan ausgewertet wird. Fragestellung der Bank: Können gewährte Darlehen zurückbezahlt werden?
Neben den Zahlungsströmen (Cashflow) sollte hier vor allem die Kapitaldienstfähigkeit abzulesen sein, die zeigt, ob der Betrieb seinen langfristigen Verbindlichkeiten nachkommen kann. Ist die Liquidität erst einmal knapp und es sind beispielsweise noch Lohnzahlungen zu leisten sowie offene Futterrechnungen beim Händler zu begleichen, ist das keine angenehme Situation. Um die Lage zu bewältigen, wird dann gegebenenfalls auf das Mittel Kontokorrentoder Händlerkredit zurückgegriffen. Dies sollte jedoch vermieden werden, da diese Maßnahme immer mit teuren Zinssätzen verbunden ist und den Engpass nachhaltig eher noch verstärkt. Das übergeordnete Ziel, die Liquidität stetig aufrecht zu halten, kann am besten erreicht werden, wenn die Unternehmenszahlen regelmäßig ausgewertet und analysiert werden. Hierzu braucht es die Buchhaltung als gesetzlich fundierte Grundlage.
Anforderungen an die Buchführung?
Die Buchhaltung bietet die Grundlagen für jede Art von Auswertung, die im betriebseigenen Controlling genutzt werden kann. Hierfür ist es jedoch notwendig, dass die laufende Buchhaltung möglichst aktuell ist und die Aufwendungen und Erträge dem Leistungsdatum zugeordnet werden. Hierzu hilft eine Buchhaltung, in der laufend bei Rechnungseingang und -ausgang die Posten bereits erfasst werden. Durch eine sogenannte OPOS-Buchhaltung (Offene-Posten-Saldo) können auch ausstehende Zahlungen oder Geldeingänge an einem Stichtag dargestellt werden und einen Überblick vermitteln. Hierbei wäre gegebenenfalls der interne Arbeitsprozess umzustellen. Für eine aktuelle Auswertung ist es nicht hilfreich, wenn die Belege mit den Zahlungen am Ende eines Quartals eingereicht werden. Leistungsdatum und das Datum des Geldflusses können erheblich variieren. Hierbei ergibt sich durch die kontinuierliche digitale Einreichung der Buchführungsbelege beim Steuerberater ein erheblicher zeitlicher Vorsprung.
Über das Buchführungsprogramm kann auf einige Standardauswertungen zurückgegriffen werden, die im Folgenden näher erläutert werden. Die betriebswirtschaftliche Auswertung (kurz BWA) gibt Auskunft über die Rentabilität. Von Vorteil ist, dass kalkulatorische Buchungen, zum Beispiel ein Unternehmerlohn, und die Abschreibung berücksichtigt werden können. Auswertungen können auf monatlicher, quartalsweiser und jährlicher Basis erfolgen. Für einen eigenen horizontalen Vergleich sind aber auch mehrjährige Darstellungen möglich. Der Geldrückbericht bietet für das eigene Betriebscontrolling die Basis, um die Liquidität zu beurteilen. Hierbei werden Einnahmen und Ausgaben im Geldrohüberschuss saldiert. Außerdem können über einige Buchführungsprogramme auch physische Kenngrößen wie die verkaufte Milchmenge oder verkaufte Stückzahlen an Tieren ausgewertet werden, wenn in der Buchführung Naturalangaben berücksichtigt wurden. Der Geldrückbericht liefert zudem die Zahlen für einen Liquiditätsplan, eines der grundlegendsten Instrumente der Betriebsführung. Bei guten Kenntnissen über die Funktion des Programms kann der Betriebsleiter die Zahlen exportieren und den Liquiditätsplan selbst schreiben, andernfalls können entweder die Zahlen oder auch komplette Auswertungen über den Steuerberater zur Verfügung gestellt werden.
Entscheidungen am Plan orientieren
Grundsätzlich lassen sich Liquiditätsplanungen auf Grundlage der Buchführung auch in einem standardisierten Format realisieren. Hierbei wird auf die Kontenbasis der Buchführung zurückgegriffen, das heißt die Planung ist in dem Detailmaß vorhanden, wie es vorher über die Buchführung festgesetzt wurde. Da die Buchhaltung lediglich eine abgelaufene Periode darstellt, sind die Ideen und Erwartungen des Landwirts in den Planungen in Zahlen zu fassen. Entsprechende Planungen inklusive zukünftiger Entwicklungen können somit nie allein von einem Berater erstellt werden. Schlussendlich sollte auch der Unternehmer auf seinem Hof sich in seinen unternehmerischen Entscheidungen an der Planung orientieren.
Um zu überprüfen, ob die Planungen auch realisiert wurden, kann ein Soll-Ist-Abgleich auf Stichtagsebene durchgeführt werden. Diese Auswertungen sind bei einfachen Strukturen im Betrieb durchführbar. Komplexere Strukturen, bei denen mehrere Betriebszweige oder Unternehmen einzeln oder zusammen ausgewertet werden, erfordern jedoch individuelle Lösungen. Diese individuellen Lösungen können durch sogenannte Kostenstellen in der Buchführung hinterlegt werden. So erfolgt neben der für die Finanzverwaltung notwendigen Erfassung eine Zuordnung zu einzelnen Betriebszweigen und somit ein Mehrwert aus der laufenden Buchführung. Wichtig hierbei ist aber auch die Zusammenarbeit zwischen dem Betriebsleiter und seinem Berater. Im Zweifel kann nur der Landwirt selbst die Zuordnung zu einzelnen Betriebszweigen treffen. In welchem Bereich wurde zum Beispiel das zugekaufte Getreide eingesetzt? Für die Buchhaltung sind die Ansatzmöglichkeiten vielseitig: Futtermittel für Hühner, Schweine oder um den abgeschlossenen Lieferkontrakt zu erfüllen?
Zusätzliche individuelle Auswertungen
Ein Punkt vieler Auswertungen: Sie übertreffen häufig, was in der Praxis dem tatsächlichen Bedarf entspricht, da lediglich ein beschränkter zeitlicher Rahmen zur Informationsbeschaffung zur Verfügung steht. Im Rahmen einer Masterarbeit und Zusammenarbeit der wetreu mit Alta Deutschland bestand die Zielsetzung, eine möglichst kurze und prägnante Auswertung für das Controlling eines Milchviehbetriebs zu erstellen, die alle wichtigen Zahlen unabhängig vom Wirtschaftsjahr auf einer Seite vereint. Um monatliche Schwankungen zu verhindern, basiert die Auswertung immer auf einem gleitenden Zwölfmonatszeitraum. Hierbei wird der aktuelle Zeitraum mit dem entsprechenden Zeitraum des Vorjahres und dem Durchschnitt der letzten 36 Monate verglichen. Hierdurch lassen sich durchgeführte Änderungen schneller erkennen.
Die Auswertung kombiniert betriebswirtschaftliche und produktionstechnische Kennzahlen, die von Alta Deutschland über das Herdenmanagement bereitgestellt wurden. Ein Überblick wird in der Tabelle oben über die Eckdaten des Betriebes zur Anzahl der Kühe, der produzierten Milchmenge und der Leistung pro Kuh und Jahr dargestellt. Im mittleren Block finden sich die wesentlichen Produktionskennzahlen wieder. Im unteren Bereich der Auswertung werden sodann die Produktionskennzahlen und die Buchführungsdaten ins Verhältnis gesetzt. Durch diese Verknüpfung ist die Stückkostenrechnung in Cent pro Kilogramm Milch auszuwerten. Es kann eine noch bessere Vergleichbarkeit für den eigenen Betrieb hergestellt werden. Die Auswertung endet hierbei mit dem notwendigen Nettomilchpreis für den eigenen Betrieb und der Entwicklung der längerfristigen Verbindlichkeiten je Kilogramm Milch. In einer bereits umgesetzten Testphase wurden Milchviehbetriebe quartalsweise entsprechende Auswertungen zur Verfügung gestellt. Durch eine abschließende Befragung konnten auch die Eindrücke von Milchviehbetrieben mit einer Herdenstärke von 300 bis 700 Kühen berücksichtigt werden.
Fazit
Festgehalten werden konnte, dass ein Bedarf für Controllinginstrumente in der Landwirtschaft tendenziell mit der Betriebsgröße steigt. Während für das Controlling kleinerer Betriebe die Liquiditätsvorhaltung und die Einsicht des Betriebskontos ausreichend ist, kann auf größeren Betrieben auf die regelmäßige Auswertung der Wirtschaftlichkeit und das Analysieren der eigenen Zahlen nicht mehr verzichtet werden. Insbesondere bei Wachstumsschritten ist eine regelmäßige Kontrolle des angestrebten Weges zum Ziel notwendig. Ein regelmäßiges Controlling bringt auch Vorteile im Austausch mit der Hausbank. Besser ist es, wenn man aktiv bei Banken für geplante Liquiditätsengpässe oder Finanzierungen anfragen kann. Werden Auswertungen und Planungen stetig mit der Bank geteilt, wird das Vertrauensverhältnis gestärkt und es kann eine flexiblere Gestaltung der Finanzierung erreicht werden. Zudem werden das Rating und nachhaltig auch der Zinssatz für weitere Finanzierungen positiv beeinflusst.
Autor Jasper Reiter
Autor Moritz Markefke
wetreu LBB