Wieder gilt es, etwas aufzuzeichnen, zu dokumentieren, eine Dokumentation aufzubewahren und gegebenenfalls Dritten vorzulegen. Als gäbe es nicht schon genug zu dokumentieren – zum Beispiel Düngebilanz und Tierbestand. Nun auch noch die Dokumentation im Zusammenhang mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation). Was soll das?
Die GoBD wurden am 1. November 2014 vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht und sind seit dem 1. Januar 2015 gültig. Es handelt sich hierbei um eine Verwaltungsanweisung, an die die Finanzämter gebunden sind. Diese Anweisung beschreibt, wie die Buchführung und andere steuerliche Aufzeichnungen aus Sicht der Finanzverwaltung auszusehen haben, die elektronisch mittels Buchhaltungsprogramm erstellt wurden. Die Finanzverwaltung ist an die GoBD insbesondere auch bei Betriebsprüfungen gebunden. Durch die GoBD ist die sogenannte Verfahrensdokumentation ins Zentrum zahlreicher Diskussionen gerückt. Denn nach den GoBD müssen auch landwirtschaftliche Betriebe eine Verfahrensdokumentation vorlegen können. Bei der Verfahrensdokumentation handelt es sich um eine Organisationsunterlage, die zum Verständnis der Buchführung und der damit zusammenhängenden Aufzeichnungen notwendig ist. Die Verfahrensdokumentation beschreibt beispielsweise, wie im landwirtschaftlichen Betrieb mit Belegen und Dokumenten umgegangen wird. Zum Beispiel Rechnungen empfangen, erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und schließlich auch wieder vernichtet werden. Auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums stehen die GoBD zum Download zur Verfügung, siehe www.bundesfinanzministerium.de
Folgende Fragen sind zu klären:
● Besteht Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation?
Mit großer Wahrscheinlichkeit lautet die Antwort: Ja. Die GoBD gelten nämlich nicht nur für buchführungspflichtige Landwirte, sondern auch für alle anderen Unternehmer, die für Zwecke der Umsatzsteuer Aufzeichnungen erstellen. Damit sind fast alle Betriebe von den GoBD betroffen und damit letztlich von der Verpflichtung, eine Verfahrensdokumentation vorzuhalten.
Beispiel: Obwohl jemand nicht buchführungspflichtig ist, führt er aufgrund eines Hofladens ein Kassenbuch. Dann muss das Kassenbuch den GoBD entsprechen, und man braucht eine Verfahrensdokumentation für die Kassenbuchführung.
● Welchen Sinn verfolgt die Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation dient dazu, dass der betriebliche Ablauf der Buchführung und Belegablage für Dritte (zum Beispiel für den Betriebsprüfer) transparent und nachvollziehbar ist. Sie soll sicherstellen, dass die Dokumentenablage folgende sechs Kriterien erfüllt:
❍Vollständigkeit
❍ Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
❍zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
❍ Ordnung
❍ Richtigkeit und
❍ Unveränderbarkeit
Darüber hinaus soll eine Entlastung des Betriebsleiters entstehen,da die Verfahrensdokumentation ganz genau regelt, wer für welchen Prozess der Dokumentenablage zuständig ist. Damit kann die Verfahrensdokumentation unabhängig von steuerlichen Vorschriften hilfreich sein, damit Wissen im Hinblick auf die Abläufe im Büro nicht verloren geht. Die Verfahrensdokumentation ist damit nicht nur aus steuerlichen Zwecken sinnvoll, sondern auch für das Risiko- und Qualitätsmanagement im landwirtschaftlichen Betrieb.
● Was passiert, wenn ich keine Verfahrensdokumentation habe?
Bisher ist unklar, mit welchen Konsequenzen genau Landwirte bei einer fehlenden Verfahrensdokumentation rechnen müssen, da konkrete, praktische Beispielfälle fehlen. In gegenwärtig laufenden Betriebsprüfungen wird allerdings zunehmend nach der Verfahrensdokumentation gefragt. Oftmals muss die Verfahrensdokumentation bereits im Vorwege, das heißt vor Beginn der Betriebsprüfung bei den Betriebsprüfern eingereicht werden, und zwar in Verbindung mit der Daten-CD, die die Betriebsprüfer im Übrigen auch vor Beginn der Prüfung erhalten. Man kann häufig lesen, dass eine Verfahrensdokumentation verzichtbar ist. Als verantwortungsvoller landwirtschaftlicher Unternehmer sollte man diesen Weg jedoch keinesfalls beschreiten. Eine fehlende Verfahrensdokumentation kann in Betriebsprüfungen nämlich sehr teuer werden. Denn fehlt eine Verfahrensdokumentationen, weist sie Lücken und Fehler auf oder weicht die betriebliche Praxis von ihr ab, bestehen erhebliche Zweifel an der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung. Unkontrollierte Zuschätzungen zum Gewinn durch den Betriebsprüfer sind die Folge.
● Was muss in der Verfahrensdokumentation stehen?
Grundsätzlich herrscht Einigkeit, dass es keinen allgemeingültigen Mindestumfang gibt. Vom Deutschen Steuerberaterverband ist zum Beispiel eine Musterverfahrensdokumentation als Vorlage herausgegeben worden. Diese ist auf der Internetseite des Deutschen Steuerberaterverbandes abrufbar und zum Download bereit, steht auch unter www.dstv.de
trukturiert sind, vom kleinen bis zum großen Betrieb, ist eine Verfahrensdokumentation individuell anzupassen. Von der kurzen, einfachen Darstellung der Abläufe bis zur komplexen Ausarbeitung, die über mehrere Seiten die Organisation beschreibt.
● Wer verfasst die Verfahrensdokumentation?
Nur der Landwirt selbst weiß, wie die Abläufe im Unternehmen geregelt sind. Daher ist der Landwirt, gegebenenfalls mit Unterstützung des Steuerberaters, gefordert, die Verfahrensdokumentation zu erstellen.
● Wie erstelle ich die Verfahrensdokumentation?
Zuallererst gilt: keine Panik! Dann sollte man sich überlegen, welche Arbeitsschritte von Buchführung und Belegorganisation im Unternehmen bereits geregelt sind. Gegebenenfalls sind auch Mitarbeiter zu involvieren, die für die Belegabage verantwortlich sind. Dieses bietet die Chance, die gesamte Büroorganisation anzugehen und zu überprüfen, ob doppelte Arbeitsschritte vorliegen oder wichtige fehlen, wie zum Beispiel Kontrolle der Rechnungsbeträge, Vier-Augen-Prinzip und Belegeingangsstempel.
Digitales Dokument bleibt digital
In Zusammenhang mit der Verfahrensdokumentation ist noch auf ein weiteres Thema hinzuweisen, das gegenwärtig alle Gemüter erregt. Nämlich die steuerrechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrung elektronischer Unterlagen. Man muss wissen, dass es eine Aufbewahrungspflicht gibt, nach der alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in Papierform (zum Beispiel Handels- oder Geschäftsbriefe in Form von Verträgen, Lieferscheine oder Rechnungen) aufzubewahren sind. Solange diese Belege in Papierform vorliegen und diese in Ordner oder Akten geheftet aufbewahrt werden, sind die Aufbewahrungspflichten erfüllt.
Zunehmend erhält man allerdings Belege in digitaler Form. Mit den GoBD vom 14. November 2014 ist auch die Aufbewahrung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, geregelt worden.
So müssen elektronisch empfangene Unterlagen, zum Beispiel elektronische Eingangsrechnungen als PDF, empfangene Briefe, Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine in Form von E-Mails, elektronische Kontoauszüge als PDF, elektronisch aufbewahrt werden. Damit gilt: Das digitale aufbewahrungspflichtige Dokument muss digital aufbewahrt werden!
Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, die man als Landwirt empfängt, müssen damit zwangsweise im Format des Empfangs aufbewahrt werden. Die Lesbarkeit dieser Daten durch ein entsprechendes Anzeigeprogramm muss für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist ermöglicht werden.
Das Ausdrucken einer elektronischen Rechnung, zum Beispiel Ausdruck des PDF-Dokuments und Ablage in Papierform in Verbindung mit einem Löschen des erhaltenen PDF im E-Mail-Programm ist also nicht GoBD-konform.
Fazit:
Zusammenfassend lässt sich festhalten: Eine Verfahrensdokumentation ist eine Arbeitsanweisung beziehungsweise Organisationsunterlage. In ihr wird beispielsweise beschrieben, wie im Betrieb mit Belegen und anderen Unterlagen umgegangen wird – wie man diese bekommt, erfasst und verarbeitet. Mithilfe dieser Verfahrensdokumentation sollen die Belegablage und die Buchhaltung für Außenstehende nachvollziehbar gemacht werden. Kurzum: Der Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensanweisung kann man sich nicht entziehen.
Autor Stefan Heins
wetreu LBB