Personengesellschaften haben in der Land- und Forstwirtschaft in den vergangenen Jahren an Bedeutung gewonnen. Eine Personengesellschaft entsteht, wenn sich mindestens zwei natürliche und/oder juristische Personen zur Erreichung eines gemeinsamen Zwecks zusammenschließen. Im folgendenArtikelsollaufdiewichtigsten Aspekte hinsichtlich der Vorbereitung, der Durchführung und der Nachbearbeitung einer Gesellschafterversammlung hingewiesen werden.
Die unternehmerische Zusammenarbeit in Personengesellschaften soll in erster Linie zur Verbesserung der wirtschaftlichen Situation der Beteiligten beitragen. Über typische Personengesellschaften in der Landwirtschaft wurde bereits in vorangegangenen Artikeln in den Ausgaben 36 und 38 des Bauernblattes berichtet. Zudem wird eine Personengesellschaft erforderlich, wenn der Einzelne allein die gesteckten Ziele nicht erreichen kann. Kurzum, Personengesellschaften sollen zum wirtschaftlichen Erfolg der Beteiligten beitragen. Dabei wird häufig die Bedeutung der zwischenmenschlichen Aspekte vernachlässigt. Es sind selten ökonomische Gründe, weshalb Personengesellschaften wieder auseinandergehen, viel häufiger sind zwischenmenschliche Aspekte der Anlass, sich zu trennen. Im Rahmen des täglichen Lebens einer Personengesellschaft muss im Tagesgeschäft das notwendige Vertrauen für eine langfristige Beziehung aufgebaut werden, ohne dieses Vertrauen wird sich keine gemeinsame Grundlage für die erfolgreiche Entwicklung einer Personengesellschaft ergeben.
Das Leben in einer Gesellschaft
Im Einzelunternehmen werden Absprachen innerhalb der Familie am Frühstücks- oder Mittagstisch getroffen. Absprachen außerhalb der Familie sind üblicherweise nicht vonnöten. In Abgrenzung vom Einzelunternehmen sind der Informationsfluss und der Informationsaufwand in einer Personengesellschaft ein zentraler, überlebenswichtiger Aspekt. Auch wenn es manchmal lästig oder zeitraubend erscheint: Regelmäßige Zusammenkünfte aller Beteiligten sind unabdingbar. Keinesfalls sollten derartige Besprechungen in endlose Debatten ausarten, vielmehr sind eine konkrete Tagesordnung und ein straffer Zeitplan erforderlich, das persönliche Gespräch ist dem elektronischen Informationsfluss mittels E-Mail, Handy, Fax, Twitter und Facebook vorzuziehen.
Neben diesen regelmäßigen Treffen sollte eine Personengesellschaft sich mindestens einmal im Jahr, besser zweimal, zu einer ordentlichen Gesellschafterversammlung zusammenfinden. Auf der ordentlichen Gesellschafterversammlung wird über die wichtigsten Aspekte des Lebens der gemeinsamen Gesellschaft abgestimmt, beschlossen und protokolliert.
In diesem Zusammenhang sollte auf Regularien, angefangen bei einer fristgerechten Einladung unter Nennung der Tagesordnung, im Hinblick auf spätere Nachfragen nicht verzichtet werden. Unklarheiten oder sogar Streitigkeiten erfordern später Nachweismöglichkeiten. So gehört auch das Protokoll über die Gesellschafterversammlung abschließend zu einer solchen Versammlung. Über die Gesellschafterversammlung werden Transparenz und Verbindlichkeit in der Durchführung der getroffenen Vereinbarungen deutlich. Die Gesellschafterversammlung wird, wenn sie institutionalisiert wird, ein nachhaltiger Garant für die Stabilität der Gesellschaft und ist von großer Bedeutung. Die Gesellschafterversammlung beugt Enttäuschungen und mangelnden Informationen einzelner Partner vor. Die Krise einer Gesellschaft wird, zumindest aus diesen Gründen, vermieden.
In der Praxis kommt es leider immer wieder vor, dass Landwirte Gesellschaftsverträge abschließen, in denen sie lästige Paragrafen wie den zur Gesellschafterversammlung wiederfinden. Solche lästigen Paragrafen werden in der Praxis beiseitegedrängt und nicht regelmäßig verfolgt. Die Probleme, die sich hieraus ergeben können, sind eklatant; sie reichen von der Anfechtbarkeit bis zur Nichtigkeit der getroffenen Beschlüsse.
Vor der Gesellschafterversammlung
Die Vorbereitung und Durchführung von Gesellschafterversammlungen wird vielfach in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater der Personengesellschaft durchgeführt, doch leicht schleichen sich bei der Einladung der Gesellschafter und der Durchführung der Gesellschafterversammlung formelle und inhaltliche Fehler ein.
Betrachtet man die rechtlichen Vorschriften des BGB (Bürgerlichen Gesetzbuches) und des HGB (Handelsgesetzbuch), so fällt auf, dass der Gesetzgeber bezüglich der Durchführung von Gesellschafterversammlungen bei Personengesellschaften keine gesetzliche Regelung getroffen hat. Grund für diese „Gesetzeslücke“ ist das sogenannte Prinzip der Selbstorganschaft, das für die Personengesellschaft gilt. Diesem Prinzip zufolge wird bei der Personengesellschaft vermutet, dass die persönlich haftenden Gesellschafter als Träger aller Rechte und Pflichten als Berechtigte handeln. Hinsichtlich der Kommanditisten begnügte sich das Gesetz damit, deren Rechte umfassend festzulegen, und verzichtet im Übrigen auf die weitere Regelung der Führung der Gesellschaft. Dieses Bild trifft in der Praxis heute jedoch zunehmend weniger zu, so ist gerade bei einer größeren Anzahl von Kommanditisten in einem formlosen Verfahren eine geregelte Beschlussfassung nicht gewährleistet. Zunehmend haben Kommanditisten von Personengesellschaften sehr hohe Kapitaleinlagen oder auch Haftungen übernommen, die ebenfalls eine geregelte Entscheidungsfindung erfordern. Zudem würde die Geschäftsführung einer Personengesellschaft über Gebühr belastet, wenn jeder einzelne Gesellschafter (Kommanditist) seine Kontrollrechte alleine ausübt. Sofern also eine gleichzeitige Unterrichtung aller Gesellschafter mit anschließender gemeinsamer Beratung und Beschlussfassung in einem förmlichen Verfahren stattfinden soll, bietet sich die Durchführung einer Gesellschafterversammlung an.
Insgesamt ist es aufgrund der fehlenden gesetzlichen Regelungen unabdingbar, vor einer Gesellschafterversammlung den Gesellschaftsvertrag daraufhin zu überprüfen, welche Regelungen dieser bezüglich der Einberufung und Durchführung der Gesellschafterversammlung sowie der Beschlussfassung trifft.
Es empfiehlt sich, der Gesellschafterversammlung eine förmliche Einberufung mit Einladung vorangehen zu lassen. Dabei ist zu beachten, was der Gesellschaftsvertrag hinsichtlich der Einberufung vorsieht:
● Wer beruft eine Gesellschafterversammlung ein?
● Wann ist eine Gesellschafterversammlung einzuberufen?
● Wie ist eine Gesellschafterversammlung einzuberufen?
● Was ist der Einladung zur Gesellschafterversammlung beizufügen? Fast alle Gesellschaftsverträge erhalten dahingehende Bestimmungen, die zu beachten sind. Damit die Gesellschafter ihre Teilnahme- und Stimmrechte ausüben können, haben die Gesellschafter einen Anspruch auf Mitteilung aller für die Beurteilung des Beschlussgegenstandes erforderlichen Informationen durch die Gesellschaft, diese sollten am besten gleich mit der Einladung zur Gesellschafterversammlung versandt werden.
In der Gesellschafterversammlung
Durch Satzungsbestimmungen oder Gesellschafterbeschluss kann einem Gesellschafter oder auch einem Dritten die Aufgabe der Versammlungsleitung übertragen werden. Eine Protokollierungspflicht besteht grundsätzlich nicht, sofern der Gesellschaftsvertrag sie nicht ausdrücklich vorsieht. Dennoch ist eine schriftliche Protokollierung des Versammlungsverlaufs, mindestens aber der gestellten Anträge und der abgegebenen Stimmen, aus Beweisgründen dringend anzuraten. Dementsprechend sollte zu Beginn der Versammlung durch Beschluss ein möglichst neutraler Protokollführer bestimmt werden. So dann die Gesellschafterversammlung zusammengetreten ist, ist die Beschlussfähigkeit der Gesellschafterversammlung festzustellen. Wann eine Gesellschafterversammlung beschlussfähig ist, ergibt sich in der Regel aus der Satzung der Personengesellschaft.
Für die stimmberechtigten Gesellschafter, die nicht an der Versammlung teilnehmen (können), besteht die Möglichkeit, im Nachhinein den gefassten Beschlüssen schriftlich zuzustimmen und auf diese Weise die notwendige Einstimmigkeit herbeizuführen oder die Beschlussunfähigkeit der Versammlung zu rügen. Darüber hinaus können die Gesellschafter über den Gesellschaftsvertrag qualifizierte Mehrheiten einführen. Diese Möglichkeit, die in der Praxis häufig vorkommt, fordert jedoch zum Schutz der Minderheit ein Beschlussverfahren, das deren Mitwirkungsrechte sichert, insoweit kommt der Frist der Einladung zur Gesellschafterversammlung eine erhöhte Bedeutung zu.
Zu Beginn derVersammlung sollte die Tagesordnung festgelegt werden, um die Versammlung zu strukturieren und sie entsprechend abzuarbeiten.
Ein Gesellschafterbeschluss wird durch Abstimmung über einen konkreten Antrag gefasst. Folgende Beschlüsse der Gesellschafterversammlung sind wichtig, sie sind zwingend zu fassen, um späteren Streitigkeiten im Rahmen der Auseinandersetzung einer Personengesellschaft vorzubeugen.
● Feststellung des Jahresabschlusses In einer Personengesellschaft wird der Jahresabschluss durch die Gesellschafterversammlung festgestellt (die Feststellung bedeutet die Endgültigkeit des Jahresabschlusses). Änderungen und Beanstandungen sind anschließend nicht mehr möglich.
● Feststellung der Gewinn- und Verlustverteilung
● Feststellung der Kapitalkonten der Gesellschafter (das Gesetz sieht eine solche Feststellung der Kapitalkonten nicht vor, aufgrund der Fehleranfälligkeit empfiehlt es sich, die Kapitalkonten ebenfalls festzustellen und damit endgültig zu machen)
● Verzinsung von Kapitalkonten
● sowie die übrigen im Gesellschaftsvertrag geregelten Aspekte.
In der Praxis wird immer wieder festgestellt, dass gerade die formellen Feststellungen hinsichtlich des Jahresabschlusses nicht durchgeführt werden. Jeder Gesellschafter, der einen Jahresabschluss, die Kapitalkonten und die Gewinn- und Verlustverteilung feststellt, sollte sich im Vorwege informieren und die Unterlagen auf eventuelle Fehler prüfen. Mit der Feststellung gibt jeder Gesellschafter sein Einverständnis zur Endgültigkeit.
Das Protokoll sollte zu Zeit und Ort der Gesellschafterversammlung, zum Protokollführer, zu den Teilnehmern, zu den Anträgen und zu den Ergebnissen alles Wichtige festhalten.
Das Protokoll sollte anschließend vom Protokollführer und vom Versammlungsleiter unterzeichnet werden.
Nach der Gesellschafterversammlung
Nach der Gesellschafterversammlung sollte das fertiggestellte und unterzeichnete Protokoll den Gesellschaftern zugesandt werden. So hat jeder Gesellschafter nochmals die Möglichkeit, die gefassten Beschlüsse zu prüfen, sich zu informieren, gegebenenfalls mangelhafte Beschlüsse zu rügen oder deren Richtigstellung zu verlangen.
Zudem ist nach der Versammlung zu prüfen, ob eventuell eine zusätzliche Beschlussfassung und somit möglicherweise eine weitere Gesellschafterversammlung erforderlich ist, weil beispielsweise nicht alle Tagesordnungspunkte abgearbeitet werden konnten oder weil die Möglichkeit der Beschlussfassung in bestimmten Punkten nicht bedacht wurde.
Fazit
Die Gesellschafterversammlung ist mit vielen Fallstricken behaftet, dennoch ist sie unerlässlich dafür, dass eine Personengesellschaft auch zukünftig in ihrem Bestand gesichert wird. Gerade in Personengesellschaften, in denen die Gesellschafter nicht alle aktiv mitwirken, ist es wichtig, feste, institutionalisierte Regeln für Gesellschafterversammlungen aufzustellen. Im Zweifel sollte man seinen steuerlichen oder rechtlichen Berater fragen.
Autor Stefan Heins
wetreu LBB